Menu Sluiten

Privacy

Intern Privacyreglement Fotogroep Oirschot

 

 

Dit privacyreglement is op de website van Fotogroep Oirschot geplaatst en van kracht, dit nog wel in afwachting van goedkeuring tijdens de ALV in maart 2019.

 

Algemeen

Het bestuur van de Fotogroep Oirschot hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door de Fotogroep Oirschot worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.

Fotogroep Oirschot is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van betrokkenen.

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Fotogroep Oirschot.

 

Voor vragen over dit reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop Fotogroep Oirschot met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website.

 

Website

Fotogroep Oirschot is aangesloten bij de Fotobond.

Fotogroep Oirschot deelt uit hoofde van een statutaire plicht persoonsgegevens met de Afdeling Brabant Oost van de Fotobond en de Fotobond zelf via de Fotobond-website. Het privacyreglement van de Fotobond is hierop van toepassing.

De webmaster van Fotogroep Oirschot is verantwoordelijk voor de website van Fotogroep

Oirschot www.fotogroepOirschot.nl . De persoonsgegevens van de betrokkenen van Fotogroep Oirschot zijn bij de Secretaris ondergebracht. Betrokkene kan inzage hebben in zijn / haar

persoonsgegevens bij de secretaris van Fotogroep Oirschot.

 

Doel van het privacyreglement

Dit privacyreglement is een verdieping van het privacy beleid, dat is vastgesteld door het bestuur van Fotogroep Oirschot en beschrijft hoe Fotogroep Oirschot omgaat met de privacy van betrokkenen.

 

Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de Fotogroep Oirschot.

 

Dit privacyreglement beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door de Fotogroep Oirschot, de doeleinden van de gegevensverwerking door de Fotogroep Oirschot, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen.

 

Als u deze website bezoekt of lid bent van de Fotogroep Oirschot, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert de Fotogroep Oirschot uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy beleid zoals deze door de Fotogroep Oirschot zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.

 

Begrippen

In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.

–     De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);

–     Het privacyreglement: dit reglement;

–     Verantwoordelijke: De Fotogroep Oirschot;

–     Beheerder: de secretaris van de Fotogroep Oirschot;

–     Webmaster: de webmaster van de Fotogroep Oirschot, die de website beheert.

–     Verwerker: De vereniging, die persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de Verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden de Afdeling Brabant Oost van de Fotobond en de Fotobond zelf bedoeld, die gebruik maken van de persoonsgegevens, die door Fotogroep Oirschot zijn gedeeld via de Fotobond-ledenadministratie;

–     Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;

–     Gebruiker: De functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen; hiermee worden de clubsecretaris van Fotogroep Oirschot, de afdelingssecretaris van de Afdeling Brabant Oost van de Fotobond, de ledenadministratie van de Fotobond en de Fotobond-secretaris bedoeld;

–     Derden: personen en instanties buiten de Fotogroep Oirschot;

–     persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

–     verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen dat bedoeld is met betrekking  tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest verwerkt dus persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);

–     Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

–     leden: Hiermee worden de leden van de Fotogroep Oirschot bedoeld;

–     Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.

  • Fotobond-ledenadministratie. De toepassing op de Fotobond-website en afdelingswebsites, waarmee de persoonsgegevens van de leden worden verwerkt.

 

 

Doeleinden

De Fotogroep Oirschot verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)

Dit zijn:

–  betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de Fotogroep Oirschot.

–  betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van Fotogroep Oirschot.

–  Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten en diensten van de Fotogroep Oirschot en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de Fotogroep Oirschot, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;

–  Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de Fotogroep Oirschot, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en wedstrijden;

–  Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;

–  Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.

–  Het beschikbaar stellen aan de leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals commissies enz.

 

 

Rechtmatige grondslag

De Fotogroep Oirschot verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)

–  Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

–  Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was;

–  Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden;

–  Voor de goede vervulling van de taak, die Fotogroep Oirschot vervult;

–  Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.

Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn persoonsgegevens te verstrekken.

 

Wijze van verwerking

De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.

persoonsgegevens van leden worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.

Het nieuwe Lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens.

persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

 

persoonsgegevens

De Fotogroep Oirschot verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:

–  leden en kandidaat leden van de Fotogroep Oirschot;

–  Personen die de Fotogroep Oirschot om informatie of documentatie hebben verzocht;

–  Personen met wie de Fotogroep Oirschot een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

 

Geïnteresseerden om lid te worden melden zich via de website via een mail-link naar de secretaris of

via het contactformulier van Fotogroep Oirschot en geeft  de volgende gegevens in:

– Naam

– E-mail adres

 

Kandidaat leden vullen een inschrijfformulier in en sturen dat retour naar de secretaris. De volgende gegevens worden geregistreerd:

– Datum van aanmelding

– Achternaam

– Voorletters

– Roepnaam

– Geboortedatum

– Adres

– Postcode

– Woonplaats

– Telefoonnummer

– Mobiel telefoonnummer

– e-mailadres

– Bankrekeningnummer

 

Na ontvangst krijgt het Lid een bevestiging via e-mail.

leden worden geregistreerd bij de Fotobond via haar website. Hiervoor geldt het Fotobond privacyreglement. In sommige gevallen vindt de verwerking plaats via het secretariaat van Fotogroep Oirschot.

 

De Secretaris voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de Fotobond:

–  Gebruikersnaam

–  Wachtwoord

–  Voornaam

–  Achternaam

–  E-mailadres

Aan de gegevens worden vervolgens een lidnummer, de datum van registratie, de club en afdeling toegevoegd.

–  Ingang lidmaatschap

–  Einde lidmaatschap

–  Lidnummer

–  Club

–  Afdeling

–  Geboortejaar

–  Geslacht

–  Adres

–  Postcode

–  Woonplaats

–  Telefoonnummer

–  Website

–  Pasfoto of avatar

–  Wedstrijdfoto’s / filmpjes-  Winnende foto’s / filmpjes

 

Door de Gebruiker kunnen aan deze gegevens nog worden toegevoegd:

–  Bondsonderscheidingen

–  Bijzonderheden over het lidmaatschap / rol binnen de organisatie

–  Jurylid

–  Rankingpunten

–  Prestatieonderscheidingen

–  Contributieplichtig

–  Actief

 

Het Lid krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op de Fotobondwebsite. Op de Fotobondwebsite kan hij / zij – voor zover de website daarop is ingesteld – in zijn / haar profiel al deze gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en afdeling. Zie hiervoor het Fotobond privacyreglement.

 

De persoonsgegevens van het Lid worden binnen 6 maanden uit de Fotobond-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de Fotogroep Oirschot is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van de Fotogroep Oirschot zijn beëindigd of de transactie met de Fotogroep Oirschot is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt

 

leden geven via het inschrijvingsformulier toestemming om de ledenlijst met hun gegevens en portretfoto door te sturen naar alle leden van Fotogroep Oirschot. Daarnaast dat men zich conformeert aan het interne privacy reglement van Fotogroep Oirschot.

 

Alle leden van Fotogroep Oirschot ontvangen een actuele ledenlijst met daarin namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Bovendien wordt er van elk lid een portretfoto gemaakt, die op de Fotogalerij op het besloten gedeelte van de website worden toegevoegd. Het is de leden niet toegestaan de ledenlijst te delen met personen die geen lid zijn Fotogroep Oirschot.

 

leden gaan akkoord met naam publicatie bij foto’s die door Fotogroep Oirschot worden gepubliceerd op de website. Deze toestemming kunnen leden te allen tijde intrekken. Bij deelname aan de expositie wordt separaat toestemming voor naam publicatie gevraagd.

 

De persoonsgegevens van het Lid worden, als het Lid hierom vraagt, uit de ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van Fotogroep Oirschot is beëindigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

 

Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

 

Club laptop

De club laptop van Fotogroep Oirschot bevat de volgende privacygevoelige informatie:

– Foto’s door de leden ingezonden voor plenaire fotobesprekingen

– AV’s / video’s door de leden ingezonden voor plenaire besprekingen

Na iedere bespreking worden de foto’s / AV’s en video’s van de laptop verwijderd.

 

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens

Fotogroep Oirschot verstrekt geen persoonsgegevens aan Derden met uitzondering van de Afdeling Brabant Oost van de Fotobond en de Fotobond zelf. Periodiek worden lidnummer, naam, club, en afdeling door de Fotobond gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten.

 

Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de leden mogelijk toegang tot persoonsgegevens van leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.

 

De Gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.

 

persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan leden van de Fotobond, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

 

Beveiliging

De Fotogroep Oirschot draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van Fotogroep Oirschot en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

 

De Fotobond draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de Fotobond-ledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

 

Rechten van betrokkenen

De Betrokkene heeft de volgende rechten:

  • Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan de Fotogroep Oirschot te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Fotogroep Oirschot om dit te corrigeren. leden hebben toegang tot de eigen persoonsgegevens na inloggen op de Fotobond-website, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.
  • Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan de Fotogroep Oirschot te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
  • Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
  • Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De Fotogroep Oirschot zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

 

Privacy verplichting leden inzake foto’s met personen

Het is de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de Betrokkene dat bij foto’s met personen die zonder onevenredige inspanning geïdentificeerd kunnen worden toestemming voor publicatie is verkregen. Indien dit niet het geval is dan kan de Betrokkene geen toestemming geven deze foto’s te publiceren op het openbare gedeelte van de website van Fotogroep Oirschot, ook is dan vertoning van deze foto’s tijdens de expositie van Fotogroep Oirschot niet toegestaan.

 

Fotogroep Oirschot neemt in deze geen enkele verantwoording en aansprakelijkheid.

 

Website van Fotogroep Oirschot

De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die Fotogroep Oirschot heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van wedstrijden, gehuldigde personen enz. De Fotogroep Oirschot maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene. Deze informatie wordt zonder toestemming alleen gedeeld met de leden van de Fotogroep Oirschot en zijn alleen bereikbaar na inloggen.

 

Cookies

De website van Fotogroep Oirschot maakt gebruik van cookies. Door onze site te bezoeken accepteer u het gebruik van cookies zoals beschreven op deze pagina. U kunt cookies onder andere wissen, blokkeren en beheren via uw browser instellingen.

 

Wij gebruiken cookies alleen voor analytische doeleinden.

 

We plaatsen alleen een Google Analytics cookie, wij voeren echter géén analyse op uw gebruik uit. We gebruiken het alleen om de website te verbeteren. We verzamelen of bewaren geen persoonlijke informatie (bijvoorbeeld uw naam of adres). Om aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) te voldoen delen we geen gegevens met Google.

 

Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het Privacyreglement van de Fotogroep Oirschot is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten.

De social media cookies zijn:

–  Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.

–  Google plaatst een googleapis cookie.

–  Youtube plaatst diverse cookies.

Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind u op de YouTube website. Fotogroep Oirschot heeft een Facebook pagina.

 

De websites van de Fotobond en de afdelingen gebruiken functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt in dit geval onder het privacyreglement van de Fotobond.

 

Private logging

Wanneer u het webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het IP-adres niet vast te leggen.

 

Links naar websites van derden

Op de website van Fotogroep Oirschot zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere fotoclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. Fotogroep Oirschot is niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

 

Datalek

Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.

Dit wordt gemeld aan de Autoriteit persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

 

Slotbepalingen

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de Fotogroep Oirschot.

Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.

Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene ledenvergadering vastgesteld.

 

Dit Privacyreglement is nog goed te keuren op de Algemene ledenvergadering in maart 2019 en is in verband met de AVG in werking getreden op 25 mei 2018.